POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS DE SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S.

NIT 900.788.415-1.

INTRODUCCIÓN

Este documento contiene la política de manejo de información y datos personales, de la sociedad SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S., y tiene como fin comunicar qué información se solicita, para qué, cómo se usa, cuando se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a ésta y solicitar su eliminación.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

OBJETIVO

Determinar los criterios sobre el uso de los datos personales que maneja SISTEMATIZACIÓN SIP SAS en cuanto a: procesamiento, almacenamiento, intercambio, transferencia, tratamiento, depuración, protección  etc .

ALCANCE

Esta política aplica para todos los titulares de información personal que se encuentre registrada en archivo físico o bases de datos electrónicas de SISTEMATIZACIÓN SIP SAS quien es la responsable del manejo de estos datos personales.

 MARCO LEGAL

1) Constitución Política de Colombia, artículo 15

2) Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012

3) Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013  

POLÍTICAS

INFORMACIÓN SOLICITADA

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

  • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).
  • Nombres y Apellidos / Razón Social / Nombre Comercial.
  • Tipo de Contribuyente.
  • Actividad Económica.
  • Cargo / Ocupación.
  • Fecha de nacimiento y género.
  • Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
  • Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
  • País, Departamento y Ciudad
  • Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.
  • Información relativa a entidades financieras y número de cuentas bancarias.

USO DE LA INFORMACIÓN

Los clientes y proveedores de bienes o servicios autorizan a SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. el uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y supresión de datos personales en bases de datos, para hacer posible la utilización de éstos en campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía, y para fines administrativos internos o comerciales tales como: facturación, pagos, devoluciones, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, así como para conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los clientes y proveedores de bienes o servicios. Adicionalmente, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, al aceptar esta política, autorizan a SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. para:

  • Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en  nuestra base de datos.
  • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
  • Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
  • Utilizarlos  para fines administrativos internos o comerciales tales como: facturación, pagos, devoluciones, estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y servicio postventa.
  • Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
  • Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
  • Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
  • Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
  • Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
  • Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S.
  • Vinculación como contratista o proveedor.
  • Control y prevención del fraude.
  • Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
  • Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Al aceptar esta Política, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S, sin que ello dé lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.

SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. se abstendrán de vender la información personal recabada de los clientes y proveedores de bienes o servicios, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.

Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para:

a) Evitar una responsabilidad legal.

b) Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.

c) Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.

Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. se abstendrá de realizar ningún tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso que se entregue información a terceros para su tratamiento SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. garantizará que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizadas, comprobable y comprensible.

Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política.

Contamos con procedimientos y estándares de seguridad y herramientas tecnológicas que nos permiten: recabar, transmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros, restricciones de acceso, prácticas de desarrollo interno de software seguro, entre otros.

Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad.

Solo tendrán acceso a la información personal suministrada por el cliente y proveedores de bienes o servicios quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los clientes y proveedores de bienes o servicios titulares de la información, tienen derecho a acceder, consultar y conocer los datos personales que se encuentren en nuestra base de datos, así como rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, y a cancelarlos cuando lo decidan.

Además tendrán derecho, en los términos de la Ley 1581 de 2012, a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para hacer efectivos sus derechos, podrán: (i) Enviar una solicitud al correo electrónico sip@sistematizacionsip.com o a través del servicio de Chat en Linea en nuestra página web www.sistematizacionsip.com o llamando a nuestra oficina en la ciudad de Medellín al número (0574) 5408840 extensión 102 o a través de carta dirigida a Sistematización SIP S.A.S a la Calle 48C No 65A - 45 en Medellín.

Dicha solicitud debe incluir mínimo los siguientes datos:

  • Nombres y apellidos / Razón Social
  • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
  • Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad)
  • Correo electrónico
  • Asunto: Datos Personales

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios visibles en nuestra oficina, a través de nuestro sitios web, a través del último correo electrónico proporcionado por los clientes y proveedores de bienes o servicios. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización por parte del titular.

Esta política aplica a la base de datos que maneja SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. desde la fecha de la autorización y hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal sea agotada.

Los clientes y proveedores de bienes o servicios pueden aceptar esta Política por cualquiera de los siguientes medios:

– En nuestra oficina principal: se le entregará un formato a los clientes y proveedores de bienes o servicios y se obtendrá la firma en señal de autorización.

– A través de nuestro sitio web: Los clientes y proveedores de bienes o servicios que ingresen por este canal, tendrán a su disposición la política y sólo podrán registrar su información una vez realicen los procedimientos para aceptar la política y otorgar la autorización.

– Mediante correo electrónico: Todos los clientes y proveedores de bienes o servicios que registren un correo electrónico en cualquier canal de la compañía, recibirán el texto de la política por este canal y sólo aquellos que acepten la política y emitan la autorización continuarán en la base de datos.

– Mediante el diligenciamiento de formularios / Facturación: Los clientes y proveedores de bienes o servicios diligenciarán uno o varios formatos al momento de iniciar su relación comercial con la empresa, en los cuales emitirán su autorización.

El cliente o proveedor de bienes o servicios que realice los anteriores procedimientos y acepte la Política:

a. Declara que conoce, entiende y acepta la Política de uso de datos personales y administración de Bases de datos de SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S.,para el manejo de la información personal.

b. Manifiesta que ha consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autoriza el uso para los fines previstos en éste documento.

c. Expresa que la información registrada le pertenece o que ha sido previamente autorizado para compartirla con SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S. en virtud de la presente política, según el caso.

d. Declara que cada uno de los datos registrados son verdaderos.

 

CONTACTO

Razón social: SISTEMATIZACIÓN SIP S.A.S.

Domicilio: Medellín, Antioquia.

Dirección: Calle 48C No 65A - 45

Correo electrónico: sip@sistematizacionsip.com

Teléfono: (0574) 5408840

La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de Junio de 2016. Para Constancia se firma en Medellín a los 30 días del mes de mayo de 2016.